Les règles financières

Mise à jour : septembre 2026

1- Remboursements des dépenses courantes pour le club :

Les adhérents sont remboursés des frais qu'ils engagent pour les besoins de l'association.

Pour cela une note de frais doit être adressée au trésorier du club (rédigée,

datée, et signée), accompagnée des pièces justificatives.

2-Remboursement des frais de formation :

La formation des adhérents est un pilier de la politique du club et celui-ci rembourse la totalité des frais engagés pour et en cas d'obtention d'un brevet d'initiateur (frais d'inscription et frais de déplacement).

Le club rembourse en totalité les frais engagés à l'issue de la formation d'initiateur stagiaire et ensuite après obtention du brevet d'initiateur (soit deux remboursements).

2-1 La prise en compte des formations prérequises :

L'adhérent pourra demander au trésorier du club (justificatifs à l'appui), le remboursement des formations effectuées précédemment dans la mesure où :

• Celles-ci sont des prérequis reconnus par la FFCAM pour participer au stage de formation validante,

• L'adhérent obtient son brevet d'encadrant.

2-2 Formation de mise à niveau, recyclage des actuels encadrants :

- Remboursement immédiat à 100 % des frais d'inscription, des frais de déplacement (km et péages) et des frais d'hébergement obligatoires pour assister correctement à la formation.

2-3 Stages effectués dans l'intérêt du club

Stages qui ne donnent pas lieu à brevet en vue d'encadrer mais qui contribuent :

- au bon fonctionnement du club ;

- à la sécurité collective d'une sortie ou d'une manifestation.

Le club rembourse en totalité les frais engagé à l'issue des différentes formations, pour certains le comité départemental participe en partie à la prise en charge.

Actuellement cinq formations sont concernées :

- PSC 1, Protection Sécurité Civile de niveau 1, stage de secourisme effectué sur une journée à Besançon, ouvert à l'ensemble des adhérents ;

- E P I (Equipement de Protection Individuel), formation qui permet de contrôler et d'assurer le suivi des différents matériels de sécurité individuel et collectif ;

- Ouvreur S A E, stage qui permet d'ouvrir des voies d'escalade en salle ;

- EPI Equipier de Première Intervention ;

- SSIAP Service de Sécurité Incendie et d'Assistance à Personne.

2-4 Précisions sur le remboursement des frais de déplacement :

Pour se rendre sur le lieu de formation, l'adhérent, s'il est conducteur de son véhicule, pourra demander se le remboursement de ses trajets sur la base de 0,40 € / km (le montant pourra évoluer en fonction du prix des carburants sur décision du comité directeur voire du

bureau en cas d'urgence).

La demande intègrera les éventuels frais de péage nécessaires pour se rendre au lieu de la formation.

Ce remboursement s'effectue en produisant la fiche récapitulative adéquate renseignée et signée. Cette fiche est à solliciter auprès du trésorier du club et à lui retourner. Elle est accompagnée des différents justificatifs.

2-5 Option pour la réduction d'impôt :

L'adhérent peut renoncer à se faire rembourser ses frais de formation validante et bénéficier alors d'une réduction d'impôt à hauteur de 66% des frais engagés (lire au §4 ci-dessous).

3- Remboursement des frais kilométriques des encadrants lors des sorties d'activités inscrites à l'agenda :

Le club privilégie le covoiturage entre adhérents pour se rendre sur un lieu d'activité.

3-1 Les encadrants peuvent solliciter un remboursement de 0,10 € / km de Besançon (parking du club) au point de départ de la sortie, aller et retour, dans

la limite de 300 km aller (soit un plafond de 600 km A-R). (le montant pourra évoluer en fonction du prix des carburants sur décision du comité

directeur voire du bureau en cas d'urgence).

Cette mesure ne concerne pas les co-encadrants, sauf l'exception indiquée au §3-4 ci-après.

3-2 Les déplacements de l'encadrant à des fins de reconnaissance du lieu d'activité ou de sortie, ne sont pas pris en charge par le club, excepté pour les sorties « phares » de notre club, à savoir :

- Week-end Poudre et Peaux

- Week-end annuel Jumelage avec le DAV

- Week-end Découverte de la Randonnée Alpine

Pour ces 3 cas les frais de déplacement et d'hébergement obligatoires sont pris en charge par le club.

3-3 Modalités : le remboursement des frais kilométriques des encadrants lors des sorties d'activités inscrites à l'agenda s'effectue non pas au fil de l'eau mais à la fin d'un « cycle de sorties encadrées ».

Il est fixé 2 « cycles de sorties encadrées », le premier du 1er septembre de l'année N-1 au 31 mars de l'année N et le second du 1er avril au 1 septembre de l'année N.

Cas particulier : pour les sorties relevant de la commission ski (ski de randonnée, ski de fond, cascade de glace,…),, il y a un seul remboursement en fin de saison (avril/mai) .

3-4 Cas particuliers : cycle initiation alpinisme et cycle initiation ski pour la partie ski alpinisme :

Afin d'assurer la sécurité des participants l'encadrant peut avoir besoin de « premier de cordée » et donc demander à un ou plusieurs co-encadrants de l'accompagner. Dans ce cas, le club prendra en charge les frais de déplacement de ces licenciés.

4 - Option pour la réduction d'impôt :

L'adhérent peut renoncer à se faire rembourser ses frais et bénéficier alors d'une réduction d'impôt à hauteur de 66% des frais engagés conformément aux règles fiscales en vigueur. Dans ce cas, pour les frais de déplacement automobile, le barème kilométrique applicable est celui des salariés (et non pas le tarif applicable aux remboursements).

Le trésorier du club lui établira un reçu fiscal après réception d'un courrier qui mentionne explicitement l'abandon du remboursement et qui sera accompagné d'un état détaillé des frais.

Pour l'adhérent cette possibilité est calée sur des frais d'une année civile (du 1er janvier au 31 décembre) et non sur la période des comptes du club (du 1er octobre d'une année N au 30 septembre de l'année N+1).

Les adhérents souhaitant bénéficier de cette mesure (don fiscal – nature du don : renoncement au remboursement des frais) doivent se rapprocher du trésorier du club pour tout complément d'informations.

5 - Paiement des arrhes ou acomptes pour réserver un séjour ou un hébergement collectif :

Lorsque l'organisateur règle les arrhes ou acomptes par carte bancaire, le remboursement par le trésorier du club est immédiat.

Si les arrhes ou acomptes sont à régler par virement bancaire, il y a 2 options :

1. Soit l'organisateur règle les sommes auprès du gestionnaire de l'hébergement et le trésorier du club le rembourse immédiatement ;

2. Soit le trésorier du club établit le virement auprès du gestionnaire de l'hébergement.

Si les arrhes ou acomptes ne peuvent être réglés que par chèque, il y a également 2 options :

1. Soit l'organisateur règle les sommes auprès du gestionnaire de l'hébergement et le trésorier du club le rembourse immédiatement ;

2. Soit le trésorier du club établit le chèque, le transmet alors à l'organisateur qui l'envoie ensuite au gestionnaire de l'hébergement.

Une fois la sortie réalisée, l'organisateur rembourse le club (chèque au nom du club ou virement) et se charge de collecter auprès des différents participants leur participation.

6 - Réductions liées à l'adhésion au CAF de Besançon :

Les licenciés FFCAM peuvent bénéficier de tarifs spécifiques pour les nuitées dans les refuges FFCAM, ainsi que la réciprocité dans les refuges du CAS (suisse) et du CAI (italien).

De plus, notre club est membre de la Fédération des Auberges de Jeunesse (réseau F.U.A.J.) et de l'Association Chalets de Vacances en Montagne qui gère 5 gîtes répartis entre Chamonix, Argentière et Vallorcine. A ce titre :

6-1 .La carte d'adhésion du CAF de Besançon au réseau F.U.A.J. permet de séjourner dans les auberges de jeunesse du réseau H.I. (Hostelling International), et de bénéficier d'une réduction dans le cadre des sorties organisées par le club (minimum de 10 personnes). De ce fait cette adhésion n'est pas valable pour des séjours individuels.

Elle est disponible auprès de la secrétaire du club.

6-2 Association C.V.M : l'encadrant précise, lors de la réservation, qu'il est adhérent du CAF de Besançon, et en informe le trésorier du club.

Contrairement au réseau F.U.A.J., l'adhésion du CAF de Besançon à l'association C.V.M. peut être utilisée à des fins individuelles.

La mention de cette adhésion lors de la réservation et la présentation de la carte d'adhérent du CAF de Besançon au gardien dispensent donc l'intéressé-e de souscrire une adhésion individuelle

6-3 Autre réductions consenties par des partenaires

- Plusieurs partenaires de la FFCAM proposent des tarifs préférentiels à ses licenciés, voir la liste sur le site de la FFCAM (page « fédération/nos partenaires »).

- Plusieurs magasins associés aux événements du club accordent, sur présentation de la licence, une remise aux adhérents.